Mieter verlangt Belegeinsicht: Wie sollten sich weit entfernt lebende Vermieter verhalten?

Es kommt immer mal wieder vor, dass Mieter mit einer Betriebskostenabrechnung nicht einverstanden sind und Einsicht in die Belege verlangen. Dazu haben sie auch das Recht. Nur: Wie geht man als Vermieter damit um, wenn man weit vom Ort der Mietwohnung entfernt lebt? Kann man den Mieter darauf verweisen, zur Einsicht vorbei zu kommen? Was die Rechtsprechung dazu sagt.

Hamburg. Verlangt ein Mieter zur Überprüfung der Nachforderung des Vermieters aus einer Betriebskostenabrechnung Einsicht in die Belege, muss der Vermieter diese Einsicht ermöglichen. Er kann nicht vom Mieter verlangen, zur Belegeinsicht vorbei zu kommen, wenn dies eine mehrstündige Anreise erfordern würde. Solange die Belegeinsicht nicht stattgefunden hat, kann der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht in Bezug auf die Nachforderung beanspruchen. Das hat das Amtsgericht Hamburg entschieden (Urteil vom 11.07.2024, Az.: 49 C 410/23). Das Urteil ist rechtskräftig.

Im konkreten Fall waren die Mieter einer Hamburger Wohnung nacheinander verstorben. Ihre Tochter erbte und kündigte den Mietvertrag der Eltern. Am 31. August 2022 fand die Wohnungsabnahme statt, das Wohnungsabnahmeprotokoll vermerkte keine Beanstandungen. Die Miete war bis zu diesem Zeitpunkt weiter gezahlt worden. Als die Vermieterin die Kaution in Höhe von etwas mehr als 2.500 Euro im Februar 2023 noch immer nicht zurückgezahlt hatte, forderte die Erbin sie schriftlich dazu auf.

Streit um Nachforderung aus Heizkostenabrechnung

Die Vermieterin antwortete im März, dass noch eine Nachforderung aus der Heizkostenabrechnung für das Jahr 2021 in Höhe von rund 1.560 Euro offen sei, die sie gegen die Kaution aufrechnen wollte. Die Erbin verlangte Belegeinsicht, um die Nachforderung prüfen zu können. Zugleich teilte sie der Vermieterin mit, von ihrem Zurückbehaltungsrecht über den Nachzahlungsbetrag Gebrauch zu machen, bis die Belegeinsicht stattgefunden habe. Die Vermieterin reagierte nicht auf die geforderte Belegeinsicht.

Sie stellte sich später vor Gericht auf den Standpunkt, die Erbin der Mieter hätte ja während der üblichen Geschäftszeiten im Büro der Vermieterin in Leipzig erscheinen und die Belege einsehen können. Einen Postversand von Kopien der Belege hielt sie nur gegen Erstattung der Portokosten für angebracht. Die Erbin sah es nicht ein, für die Belegeinsicht auf gut Glück von Hamburg nach Leipzig zu reisen und verklagte die Vermieterin auf Rückzahlung der Kaution. Das Amtsgericht Hamburg gab der Mieterin Recht.

„Der Mieter, der sein Erscheinen ankündigt, ohne etwas von der Verwaltung zu hören, kann keinesfalls damit rechnen, eine Belegeinsicht auch tatsächlich zu erhalten“, stellte das Gericht fest. Schließlich müssten die nötigen Belege erstmal herausgesucht werden. Die Vermieterin schulde der Mieterin die Belegeinsicht als Teil der Abrechnung und müsse daher nicht nur die Einsicht ermöglichen, sondern auch an der Terminfindung mitwirken. Außerdem entschied das Gericht, dass die Mieterin nicht verpflichtet sei, für die Belegeinsicht in eine mehrere Stunden entfernte Stadt zu reisen.

Stundenlage Anreise zur Belegeinsicht geht nicht in Ordnung

„Vielmehr ist es Aufgabe der Beklagten eine etwaige Belegeinsicht in Hamburg zu ermöglichen“, schreibt das Gericht in seinem Urteil. „Hierzu wird sie die Originalunterlagen nebst der oben bereits genannten Belege heraussuchen und in ihr Hamburger Büro verbringen müssen.“ Das Gericht bestätigte außerdem, dass der Mieterin ein Zurückbehaltungsrecht für die Nachforderung zusteht, solange die Belegeinsicht nicht stattgefunden hat. Daher verurteilte das Gericht die Vermieterin zur Zahlung der Kaution abzüglich anderer Nachforderungen, über welche sich die Parteien bereits geeinigt hatten.

Bei seiner Entscheidung stütze sich das Hamburger Amtsgericht auf die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs. Es gibt außerdem verschiedene Urteile anderer Instanzgerichte, welche die Sachlage vergleichbar beurteilt haben. So zeigt der Fall aus Hamburg einmal mehr: Vermieter, die weit vom Ort des Mietobjektes entfernt leben bzw. ihren Geschäftssitz haben, sind gut beraten, einem Mieter, der um Belegeinsicht bittet, einen Postversand von Belegkopien anzubieten und die Portokosten selbst zu tragen. In jedem Fall ist es keine Lösung, auf die Bitte um Belegeinsicht nicht zu reagieren.

Hinweis: Entscheidungen der Rechtsprechung sind sehr komplex. Eigene juristische Bewertungen ohne fachkundige Kenntnis sind daher nicht empfehlenswert. Ob dieses Urteil auch auf Ihren Sachverhalt Anwendung findet, kann ein Rechtsberater Ihres Haus & Grund-Ortsvereins mit Ihnen als Mitglied erörtern.
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